Bien que les fonctionnalités de sécurité et de conformité soient intégrées aux solutions de signature électronique, il est toujours important pour les organisations de superposer leurs propres cadres de gouvernance, explique Reddipeta. « La gouvernance est un fondement essentiel de tous nos efforts de transformation numérique », ajoute-t-il.
Par exemple, Stanford Children’s a mis en place une structure d’assistance pour garantir que son environnement de signature électronique continue de fonctionner correctement et a conclu un accord de conformité HIPAA avec Adobe. De plus, comme pour tous les efforts de transformation numérique de l’organisation, la solution de signature électronique a fait l’objet d’un processus d’examen de sécurité complet obligatoire.
« Nous voulons nous assurer que tout processus métier ou flux de travail que nous numérisons est soigneusement examiné pour toutes les meilleures pratiques et tous les contrôles de sécurité », a déclaré Reddipeta.
Les signatures électroniques suppriment les obstacles dans les flux de travail des soins de santé
Tidewell Hospice, basé à Sarasota, en Floride, a économisé 2 700 pages d’impression par mois après être passé des processus papier à DocuSign. Il a également permis d’économiser 120 000 $ par an grâce à la réduction des coûts d’impression et des heures consacrées par les employés à la gestion de certains processus commerciaux.
Avant que l’organisation ne mette en œuvre DocuSign, seulement 26 % des visites à domicile duraient deux heures ou moins. Après le déménagement, ce nombre est passé à 42 pour cent.
« Avant DocuSign, les infirmières ou les travailleurs sociaux devaient sortir avec les formulaires du patient et faire signer le patient ou essayer de trouver un membre de la famille ou un soignant avec une procuration », explique Joseph Eckert, directeur des applications informatiques chez Empath. Santé, la société mère de Tidewell. « C’était la même chose avec les médecins. Avant, on prenait le certificat d’éligibilité et on le mettait dans une enveloppe et on le leur postait, ou bien on le faxait ou même on conduisait le formulaire à leur bureau.
La nouvelle technologie n’a pas seulement accéléré les flux de travail et réduit le papier ; cela a diminué le nombre de visites non remboursées, aidant l’organisation à récupérer les revenus qui étaient auparavant perdus.
« Nous n’avons que quelques jours pour remplir les documents », déclare Eckert. « Si nous ne recevons pas les formulaires des patients dans les Centers for Medicare & Medicaid Services dans ce laps de temps, alors nous ne pouvons pas déposer de demandes de visites tant que nous ne le faisons pas. Avant DocuSign, nous entendions souvent parler d’infirmières et d’aides-soignants qui allaient voir des patients, et nous ne pouvions pas facturer parce que nous n’avions pas rempli les bons formulaires.
DocuSign a raccourci ce délai, dit Eckert. « Le nombre de visites non facturables a considérablement diminué. »
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Ajouter de la valeur grâce à l’intégration de la signature électronique
Varian Medical Systems, une société basée à Palo Alto, en Californie, spécialisée dans les appareils et logiciels de traitement du cancer, s’appuie sur Adobe Sign pour faciliter le travail à distance et réduire les redondances et les retards associés aux processus papier.
La société intègre Adobe Sign à plusieurs autres outils technologiques, ce qui multiplie ses avantages, explique Robert Xu, responsable des solutions d’applications d’entreprise chez Varian.
Par exemple, les rapports d’ingénierie de Varian sont générés dans Salesforce, mais les signatures de ces rapports sont complétées via Adobe Sign. L’entreprise intègre également l’outil à Workday, principalement pour le recrutement : lorsque l’entreprise envoie des lettres d’offre aux prospects, les nouvelles recrues les signent numériquement à l’aide d’Adobe Sign.
Les intégrations avec d’autres outils peuvent prendre des jours ou des mois, selon la complexité de l’application, explique Muscolino.
« Adopter une solution pour une signature unique est assez facile », dit-elle. « Le défi est plus grand lorsque les organisations intègrent ces outils avec d’autres applications d’entreprise, et les fournisseurs offrent des quantités variables de support pour cela. Les grands fournisseurs ont des interfaces de programmation d’applications et des connecteurs plus robustes. Nous avons demandé aux organisations combien de temps il fallait pour déployer ces intégrations, et cela variait considérablement selon le cas d’utilisation.
Le plus grand avantage que Varian a vu de ses intégrations de signature électronique est le gain de temps, dit Xu. Cela peut prendre plusieurs jours pour obtenir des signatures en utilisant un format papier, dit-il, et même après cela, les gens doivent numériser et convertir les documents au format électronique, ce qui rend le processus « redondant et chronophage ».
La solution de signature électronique a été essentielle, en particulier pendant la pandémie, lorsque les options en personne sont limitées.
« Tout le monde est à distance et tout doit être fait à partir de votre téléphone portable ou de votre ordinateur portable », explique Xu. « C’est vraiment obligatoire. Il s’agit moins d’économies que du fait que vous devez simplement signer au format électronique.
