Alors que de plus en plus d’établissements de santé concluent des fusions et acquisitions, la gestion des données est devenue une discipline essentielle dans l’industrie. La combinaison des données des patients provenant de systèmes de dossiers de santé électroniques distincts peut être complexe. Les responsables informatiques doivent s’assurer que les données correctes migrent vers le nouveau DSE et créent une source unique de vérité qui prend en compte toutes les informations pertinentes sur les patients.
Contrairement à d’autres secteurs, où des erreurs peuvent entraîner des problèmes tels que des erreurs financières, des données inexactes dans le domaine de la santé peuvent mettre des vies en danger.
« C’est devenu un grand défi pour le secteur de la santé », déclare Venkataraman Chittoor, directeur des produits et de la technologie chez Marathon Health. « Lors de la migration de deux systèmes, nous devons planifier la manière dont ils sont utilisés, cartographiés et comment reconnaître les problèmes de données. »
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L’importance de la planification pour l’intégration des données DSE
Les fusions et acquisitions dans le secteur de la santé ont bondi de plus de 56 % en 2021, selon un rapport de PwC. Une grande partie de cela est motivée par des organisations qui s’efforcent de consolider des sous-secteurs fragmentés du système de santé pour créer de plus grandes entités capables de fournir des soins de meilleure qualité, centrés sur le patient et ancrés dans des capacités numériques. Les soins de longue durée et la santé à domicile restent deux des domaines les plus propices aux fusions et acquisitions.
Les données de santé peuvent être particulièrement difficiles à gérer car elles sont complexes, une cible précieuse pour les cybercriminels et essentielles aux résultats des patients, déclare Chittoor. Alors que les organisations de tous les secteurs sont confrontées à des défis lors de la fusion de données provenant de différents systèmes, cela est particulièrement critique dans le domaine de la santé, car ces données peuvent faire la différence entre la vie et la mort.
« Dans le domaine de la santé, si vous manquez certaines conditions ou certains médicaments que les gens ont pu prendre dans le passé, ou s’ils ont eu d’autres problèmes et que les données ne sont pas tout à fait exactes, cela peut les orienter dans la mauvaise direction », explique Chittoor.
Les données de santé sont également une cible de choix pour les cybercriminels car elles contiennent souvent des données financières et personnelles qui peuvent être utilisées pour commettre des fraudes. Rien qu’en juin 2022, 70 violations de données de santé de 500 enregistrements ou plus ont été signalées au Bureau des droits civils du ministère de la Santé et des Services sociaux. Pour réduire ces risques, les organisations de soins de santé doivent évaluer attentivement les politiques et procédures de sécurité des deux organisations lors d’une fusion ou d’une acquisition.
Cette complexité a fait de la gestion des données de référence une discipline vitale dans le domaine de la santé, déclare Chittoor. Il est essentiel que les organisations passent beaucoup de temps en amont à identifier la meilleure façon de cartographier les points de données et à quoi ressemblera la nouvelle infrastructure, ajoute-t-il. Les responsables informatiques de la santé doivent déterminer le niveau de données qu’ils souhaitent conserver, appliquer des règles qui maintiennent la qualité des données et assurer la validation et l’alignement avec les systèmes de l’organisation principale. Cela implique souvent des membres de l’équipe informatique et une équipe d’assurance qualité pour valider les données avant que le nouveau système ne soit mis à la disposition des patients.
« Il ne s’agit pas seulement de déplacer des données entre des colonnes. Il doit s’agir d’une migration complète. Les échanges et le stockage de données ont été un grand défi pour les entreprises de soins de santé, mais elles font beaucoup de progrès pour rattraper leur retard », déclare Chittoor.
Intégrer les données DSE à l’assurance qualité lors d’une fusion ou d’une acquisition
Chez Ochsner Health, les fusions de données commencent par des principes directeurs axés sur les meilleures pratiques de migration, d’utilisation et de présentation des données cliniques aux utilisateurs, explique Amy Trainor, vice-présidente des systèmes cliniques IS de l’organisation. Étant donné que la qualité des données est affectée par l’ancien système, sa fréquence de mise à jour et les fonctionnalités disponibles, une approche basée sur les meilleures pratiques permet de s’assurer que les données sont disponibles dans le flux de travail des cliniciens.
Ochsner a conclu plusieurs fusions et acquisitions ces dernières années. Plus récemment, il a fusionné avec Rush Health Systems, gagnant 30 cliniques supplémentaires et sept hôpitaux dans le Mississippi et l’Alabama.
Même avec les plus petits partenaires, Ochsner effectue un examen des données pour garantir l’exactitude. Les documents de continuité des soins sont particulièrement importants parce qu’ils ne sont pas tous créés égaux, dit Trainor. Les véritables résumés CCD peuvent inclure des notes, des données vitales et des dossiers chirurgicaux en plus des problèmes, des allergies, des médicaments et des vaccinations. Étant donné que ces documents peuvent ne pas être cohérents d’un système à l’autre, il est essentiel de vérifier leur exactitude et de réfléchir attentivement à la manière dont ils doivent être intégrés dans le nouveau système.
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« Nous avons vu une gamme, des documents les plus sophistiqués aux plus limités », explique Trainor. « Nous évaluons et testons cela grâce à notre processus d’examen des données. »
Trainor note que chaque fusion et acquisition est unique dans la façon dont elle gère la migration des données. Souvent, la partie la plus difficile consiste à s’assurer que l’index principal des patients est correct. L’utilisation de systèmes disparates pour l’enregistrement des patients nécessite beaucoup plus de temps que le remplacement d’un système unique. Dans un cas, Ochsner avait trois sources de vérité à examiner et aucune indication sur les informations les plus à jour.
« Ceux-ci ont tendance à vraiment prolonger le délai, car il est de la plus haute importance de s’assurer que les informations sur le patient sont correctes », déclare Trainor.
Trainor recommande plusieurs bonnes pratiques. Le plus important est de se fixer comme objectif de se concentrer sur des données précises et cliniquement pertinentes, puis de s’assurer que les données sont exploitables, « pas seulement migrer pour cocher la case », dit-elle. Parce qu’il y a toujours des circonstances uniques, les responsables informatiques doivent également créer un processus pour afficher les données entrantes avec chaque partenaire. Des dossiers de patients propres sont essentiels, et les organisations devraient consacrer plus de temps pour bien faire les choses.
« Nous voulons nous assurer que les données dont nous disposons sont aussi exploitables et présentes que possible dans le flux de travail des cliniciens », dit-elle.
