VITAS a récemment déplacé ses visites cliniques, en plus des admissions, vers le package de planification de ServiceNow afin que les infirmières puissent utiliser des iPhones au lieu d’ordinateurs lorsqu’elles voient des patients. Cette plate-forme, composée de modèles et d’applications personnalisées, est intégrée à Microsoft Teams et à d’autres outils basés sur le cloud pour améliorer la collaboration clinique.
« Plus vous devenez automatisé, plus le besoin d’une informatique toujours active devient immédiat pour le flux de travail quotidien réel de nos cliniciens », déclare Hale.
ServiceNow aide VITAS à hiérarchiser les soins et à mieux répondre aux besoins en temps réel des patients. Par exemple, il peut signaler un changement de statut pour un patient afin que le soignant puisse s’occuper de ceux qui en ont le plus besoin.
« Ils ont maintenant une nouvelle urgence et une nouvelle immédiateté des données disponibles », déclare Hale. « Au lieu de s’inquiéter des 47 visites qui allaient avoir lieu ce jour-là, ils peuvent se concentrer sur le top 10. »
En fin de compte, il envisage d’étendre le concept de livraison juste à temps à un modèle « Uber pour les soins à domicile ». Si un patient a un besoin, une infirmière à proximité peut répondre à une alerte automatisée. « Lorsque cela se produit, l’horaire de l’infirmière est automatiquement modifié pour montrer, par exemple, que le rendez-vous qu’elle avait à 14h00 a dû être reporté », explique Hale.
«Lorsque vous disposez d’un écosystème de ressources cliniques en ligne et disponibles, et qu’elles sont géolocalisées, vous pouvez prendre des décisions très intelligentes qui vous aident à augmenter l’immédiateté de vos soins tout en réduisant les coûts et en améliorant la qualité», dit-il.
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L’automatisation rend la gestion des processus métier plus efficace
Dans le centre de la Floride, le plus grand défi pour l’hospice du comté de Marion, basé à Ocala, est la communication. Il compte 400 employés, dont la moitié utilisent des ordinateurs portables lors des visites de patients. Ocala rural, cependant, n’a pas le niveau de connectivité, comme les lignes LTE et fibre étendues, qui est disponible dans les villes.
« Nous sommes la capitale mondiale du cheval », déclare le directeur informatique Darrell Poteet. « Nous avons plus de chevaux ici que d’habitants. Ce que nous n’avons pas, ce sont de bonnes communications. Mais nous avons un important personnel sortant, et ils doivent communiquer tout le temps. Nous prodiguons des soins de fin de vie à nos patients, et les familles veulent pouvoir joindre leur personnel de soutien clinique.
L’un des premiers projets de Poteet après ses débuts à l’Hospice of Marion County en 2010 a été d’adopter l’appliance de gestion des systèmes KACE de Quest (anciennement appelée KACE K1000) pour automatiser les processus métier tels que l’intégration.
« KACE a pris quelque chose qui pouvait être assez complexe dans l’organisation et nous a permis de le scénariser », explique Poteet, expliquant qu’auparavant, ils devaient bricoler des feuilles de calcul et des documents Microsoft Word pour suivre le processus, mais il y avait souvent des lacunes. « Il nous manquerait de donner à quelqu’un quelque chose dont il a besoin pour faire son travail. Il n’y avait aucun moyen de vraiment le gérer de manière centralisée dans l’entreprise afin que nous puissions être sûrs de ne rien manquer.
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Quelques années plus tard, Hospice of Marion County a ajouté KACE Desktop Authority pour la gestion des imprimantes et d’autres tâches. L’organisation compte quatre campus et ses cliniciens travaillent à partir de différents endroits. Les connecter à la bonne imprimante était un défi. Desktop Authority a automatisé le processus de mise en correspondance du personnel avec les imprimantes en fonction de l’endroit où ils se sont connectés au réseau.
Au fil des ans, l’organisation a utilisé ces deux produits KACE pour ajouter de nouvelles fonctionnalités, telles que la réimagerie des ordinateurs portables et de bureau.
« Nous utilisons beaucoup d’ordinateurs portables. Ils tombent, ils tombent du toit d’une voiture, du lait se renverse dessus », dit Poteet. « Mais les infirmières sur le terrain travaillent avec les patients ; ils ont besoin de ce dont ils ont besoin, et nous devons le leur rendre rapidement.
Avec KACE, le personnel informatique de Poteet peut créer automatiquement une image d’un ordinateur, en copiant les données, les applications, les configurations, le bureau et les icônes d’un travailleur sur le nouvel appareil.
« Souvent, au moment où ils arrivent au bureau, nous avons ce système imagé », explique Poteet. « Avant, cela pouvait nous prendre deux jours pour préparer un ordinateur portable. »
Poteet attribue à ces flux de travail automatisés le succès de l’organisation à relever les défis posés par la pandémie de COVID-19, comme envoyer jusqu’à 40 % de la main-d’œuvre de bureau à la maison avec des ordinateurs portables. « Nous n’aurions jamais survécu si nous n’avions pas déjà ces fonctions en place », dit-il.
