La réparation des erreurs de données des dossiers électroniques des patients coûtera 13,5 millions de livres sterling au NHS cette année

• Au moins neuf fiducies de soins aigus du NHS devraient subir des transitions majeures dans les dossiers électroniques des patients (DPE) cette année
• La correction des données après la mise en service coûte généralement environ 1,5 million de livres sterling par fiducie.
• Un problème lié aux données historiques des patients perturbe la gestion des listes d’attente et crée du travail supplémentaire pour le personnel hospitalier
• Les transitions vers la REP ont été liées à des problèmes de sécurité des patients et à une mauvaise efficacité du système

Londres, Royaume-Uni. Les fiducies du NHS à travers l’Angleterre pourraient dépenser plus de 13,5 millions de livres sterling en 2026 pour corriger les problèmes de données qui surviennent après la transition des hôpitaux vers un nouveau système de dossier électronique des patients (DPE), selon une nouvelle analyse lancée aujourd’hui par des spécialistes des données de santé, MBI Santé.

Sur la base du nombre de programmes de REP qui devraient être mis en service en 2026 et des coûts de remédiation typiques observés lors des transitions précédentes, l’analyse suggère que l’impact financier de la correction des données après la mise en service pourrait être substantiel et largement évitable.

Le montant estimé à 13,5 millions de livres sterling équivaut au financement :

• 420 infirmières nouvellement diplômées
• 280 infirmières hautement qualifiées
• 27 950 jours d’hospitalisation

Une transition EPR fait référence au passage d’un système hospitalier existant ou d’un système EPR existant à une nouvelle plateforme numérique, y compris le transfert des données des patients, des flux de travail cliniques et des processus opérationnels. Bien que les EPR soient un élément central de la numérisation du NHS, les problèmes cachés dans les données existantes ne deviennent souvent visibles qu’après la mise en service du nouveau système. Lorsque cela se produit, les fiducies peuvent être confrontées à des mois de travail supplémentaire pour corriger les dossiers, stabiliser les rapports et rétablir la confiance dans les données utilisées pour gérer les soins aux patients.

Barry Mulholland, PDG de MBI Santé dit, « Les EPR sont au cœur de l’avenir global du NHS, mais nous avons constaté que bon nombre des risques les plus importants pour ces programmes sont déjà intégrés dans les données héritées dont les organisations héritent. Lorsque ces problèmes sont découverts seulement après la mise en service, ils peuvent déstabiliser les systèmes opérationnels pendant des mois et nécessiter des correctifs coûteux. Traiter la préparation des données comme un élément essentiel de la mise en œuvre contribue à garantir que la transformation numérique offre les avantages attendus par le personnel et les patients. « 

L’un des plus grands risques opérationnels est la perturbation des listes de suivi des patients (PTL), que les hôpitaux utilisent pour suivre où en sont les patients dans leur parcours de traitement. Si les dossiers sont dupliqués, incomplets ou migrés de manière incorrecte, les fiducies peuvent avoir du mal à gérer les listes d’attente avec précision et à comprendre quels patients doivent agir en premier. Cela peut entraîner de moins bons résultats pour les patients qui attendent plus longtemps pour un traitement et une frustration pour le personnel.

L’analyse de MBI Health des transitions EPR précédentes suggère que les PTL peuvent augmenter d’environ 25 % en moyenne après la mise en service. Cela peut refléter des enregistrements en double, des données incomplètes ou des références qui se sont retrouvées au mauvais endroit lors de la migration. Étant donné que les PTL soutiennent la gestion de l’orientation vers un traitement (RTT), la perturbation de ces enregistrements peut rendre plus difficile pour les fiducies la gestion des performances des listes d’attente et la récupération des soins électifs.

Le Dr Marc Farr, président du réseau des responsables des données et des analyses du NHS, a déclaré : « Trop souvent, les experts en données sont intégrés trop tard dans les programmes de REP, alors que les décisions clés ont déjà été prises. Si nous voulons que ces transformations réussissent, les responsables des données et de l’analyse doivent être présents dès le départ, déterminant la façon dont les systèmes sont conçus, mis en œuvre et les données garanties. Les REP représentent l’un des investissements numériques et de données les plus importants que les organisations du NHS feront. Lorsque des problèmes surviennent après la mise en service, leur résolution peut prendre beaucoup de temps et de ressources, ce qui retarde les avantages et ajoute de la pression sur les équipes de première ligne. La réalité est que bon nombre de ces défis ont une origine longue. avant la mise en œuvre. En donnant la priorité à la qualité, à l’intégrité et à la préparation des données dès le début, les organisations peuvent réduire les risques, éviter les perturbations et garantir que ces programmes offrent la valeur dont les patients et le personnel ont besoin.

Les risques des transitions EPR s’étendent au-delà des coûts de remédiation. Une récente revue nationale(iv) a confirmé que les nouveaux programmes de REP peuvent contribuer à des soins manqués, retardés ou incorrects aux patients en raison de problèmes de mise en œuvre, d’utilisabilité, de formation et d’optimisation. Un exemple concerne une fillette de quatre ans qui a reçu cinq doses incorrectes d’un médicament anticoagulant après qu’un système ePMA n’a pas réussi à signaler l’erreur, entraînant une hémorragie autour de son cerveau. L’examen a également mis en évidence une terminologie incohérente, des fonctions de sûreté manquantes, une gouvernance laxiste et une faible implication du personnel lors du déploiement de l’EPR.

Après la mise en service, la tension persiste : le personnel est souvent obligé de vérifier et de corriger manuellement les enregistrements, de valider les données et de compenser les défaillances du système, ce qui ajoute de la pression à des équipes déjà surchargées.

Helen Hughes, directrice générale de Patient Safety Learning, a déclaré :« Des dossiers patients fiables sont essentiels à la sécurité des soins, et lorsque les choses tournent mal, il existe un risque que des détails cliniques importants soient négligés ou que les patients subissent des retards dans leurs soins. Les enquêtes sur les incidents liés à la REP ont montré que ces risques peuvent contribuer à des situations dans lesquelles les patients passent entre les mailles du filet, reçoivent le mauvais traitement ou subissent un préjudice d’une autre manière, soulignant l’importance de gérer soigneusement les risques pour la sécurité des patients lors de transitions numériques majeures. »

L’estimation de 13,5 millions de livres sterling ne prend en compte que le coût direct de la correction des données après la mise en service. Cela n’inclut pas les impacts plus larges tels que la perte de productivité, le retard dans la concrétisation des bénéfices, la charge administrative supplémentaire pour les équipes de première ligne ou les répercussions sur le flux des patients et les performances opérationnelles.