Les outils de collaboration tels que Microsoft Teams, Google Workspace et Cisco Webex peuvent aider les cliniciens et le personnel des établissements de santé à communiquer rapidement et efficacement avec les patients, les équipes soignantes, les spécialistes externes et les autres services ou membres de l'équipe. Cependant, la configuration de ces outils de collaboration sur le lieu de travail peut entraîner une multitude de défis informatiques pour les organisations.
« De nombreuses organisations ne parviennent pas à ajuster leurs politiques et procédures pour refléter l'utilisation de ces outils », déclare James Stanger, évangéliste en chef de la technologie chez CompTIA, qui propose des formations et des certifications aux professionnels de l'informatique. « Dans le meilleur des mondes possible, un outil de collaboration complète et étend les éléments positifs de la culture de communication d'une organisation. »
Selon Matt Nerney, président du conseil d'administration de la section de Boston de la Society for Information Management, il est préférable d'adopter une approche descendante et proactive pour mettre en œuvre des outils collaboratifs, car les dirigeants peuvent établir le paysage de la collaboration dans l'ensemble de l'organisation.
« Il est essentiel d'obtenir un consensus sur les meilleurs outils pour l'organisation par l'intermédiaire de l'équipe de direction et d'avoir une communication claire et des politiques écrites sur les attentes pour chaque outil », dit-il.
Rencontrer les employés là où ils travaillent
Comme certains employés travaillent à distance au moins une partie du temps, dit Stanger, il est important de tester les outils de collaboration pour toutes les options de travail.
« Testez votre mise en œuvre dans des conditions réelles », explique Stanger. Il suggère aux équipes informatiques de créer des serveurs de test pour tester des échantillons représentatifs de travailleurs. Ensuite, assurez-vous que votre équipe informatique et/ou les équipes de vos fournisseurs de services sont prêtes à apporter et documenter les modifications.
De nombreux outils de collaboration offrent diverses fonctionnalités pour aider les équipes à rester connectées. Selon Nerney, les configurations qui permettent de simplifier les interactions des employés lorsqu'ils participent à des réunions ou à des appels de télésanté et ont des interactions quotidiennes rapides sont les plus efficaces. « J'essaie de m'assurer que les outils sont configurés pour réduire les frictions », dit-il. « Vous pouvez faciliter l'accès aux réunions en supprimant la fonction de salle d'attente, par exemple. Les difficultés à accéder à une réunion peuvent créer une situation stressante lorsqu'il s'agit d'une réunion importante.
Un autre point de friction courant concerne la difficulté qu'éprouvent les utilisateurs à parcourir les conversations et collaborations antérieures à la recherche d'informations spécifiques, selon Stanger.
« La capacité de rechercher et de trouver des artefacts des sessions précédentes fait cruellement défaut », dit-il. « Parfois, c'est un problème de configuration. D’autres fois, les organisations proposent la possibilité de recherche comme valeur ajoutée ou comme vente incitative. Il s’agit néanmoins d’un problème majeur.
Il est important pour les organismes de santé de mettre en œuvre des outils qui aident les cliniciens, les dirigeants et le personnel de soutien quel que soit leur mode de travail, déclare Wayne Kurtzman, vice-président de la recherche pour les réseaux sociaux, les communautés et la collaboration au sein de la société de recherche technologique IDC : « Certains outils de collaboration gèrent les vidéos à faible bande passante. mieux que d’autres, ce qui est utile dans certaines régions éloignées. Une culture de collaboration devient un facteur clé qui amène les gens au même endroit avec les mêmes attentes.
Comment intégrer l'IA dans les outils de collaboration
L'informatique devrait réunir tous les départements et parties prenantes autour de la table pour garantir l'interopérabilité des outils collaboratifs, déclare Kurtzman. Il ajoute que tous les départements devraient défendre l'évolution de leurs besoins et avoir leur mot à dire dans l'achat d'applications, le service informatique gérant la gouvernance et la mise en œuvre.
« L'intégration d'applications clés à la pile collaborative d'applications permet un flux plus transparent et intégré de conversations, de données et d'idées », explique Kurtzman.
Nerney ajoute que les outils collaboratifs offrant des fonctionnalités d'intelligence artificielle telles que la prise de notes en temps réel et le sous-titrage vidéo peuvent accroître le travail d'équipe et la connexion entre les départements.
« Un site d'équipe ou un groupe Internet en ligne pourrait facilement stocker toutes les notes de réunion. Les employés peuvent ensuite exploiter ces données au fil du temps pour examiner ce qui a été fait dans le passé et ce qui a été discuté. Si vous rassemblez toutes ces informations au même endroit, vous pourriez vraiment y apporter une certaine valeur », déclare Nerney.
Stanger affirme que les organismes de santé devraient toutefois avancer prudemment avec les outils d’IA collaboratifs, car ils peuvent présenter des problèmes de contrôle d’accès et de confidentialité des données : « L’IA voudra accéder à d’énormes quantités de données. Cela signifie que vous devez bien maîtriser l’endroit où vos données sont stockées et les coûts possibles que l’accès à ces données entraînera.
Kurtzman suggère d'utiliser les fonctionnalités d'IA offertes avec les outils collaboratifs existants.
« Les intégrations avec les applications informatiques de base, et pas seulement avec d'autres applications collaboratives, contribuent à ancrer les solutions d'IA et à générer de meilleurs résultats dans l'ensemble de l'entreprise », déclare-t-il. « L’intégration de l’IA dans la pile collaborative évoluera rapidement et modifiera efficacement notre façon de travailler. Les configurations équilibreront les rails de guidage, la gouvernance et la sécurité avec la productivité, car les entreprises seront beaucoup plus agiles que les années passées.