Le fait que les demandes parviennent à l'ensemble de l'équipe plutôt qu'à une seule personne permet une réponse plus rapide pour l'employé et renforce les connaissances du personnel RH, car ils traitent tous les types d'appels, explique Michelle Antonucci, directrice des opérations de services partagés RH chez VNS Health.
« Notre équipe répond aux questions sur les avantages sociaux, la paie, la formation, les congés payés et d’autres domaines », explique-t-elle. « Cela les aide à en apprendre davantage et à progresser dans leur carrière. »
La plateforme permet également aux employés de soumettre facilement des documents aux RH, de consulter l’historique de leur dossier pour examiner les réponses aux questions posées ou même de rouvrir un dossier s’ils ont encore des questions. « Le système lui-même est très intuitif », ajoute Antonucci.
En tant que directrice, Antonucci dit qu’elle bénéficie d’une meilleure visibilité sur la file d’attente de gestion des dossiers. Grâce aux codes de couleurs vert, jaune et rouge, elle peut voir instantanément si les appels sont en attente et agir en conséquence. « Je peux garder un œil dessus sans passer toute la journée à faire le suivi avec l’équipe », dit-elle.
La modernisation du flux de travail permet également à Antonucci d'accéder à davantage de données pour gérer son équipe et améliorer les services RH. Par exemple, constatant que 18 % des demandes de gestion de cas provenaient de nouveaux employés, elle a identifié des aspects des documents d'intégration de VNS Health qui pourraient être améliorés pour garantir que les employés disposent de toutes les informations dont ils ont besoin. Si de nombreux appels arrivent au sujet d'une politique spécifique, elle peut travailler avec ses collègues RH pour modifier la politique afin de la rendre plus claire.
« C’est un excellent moyen d’identifier les tendances », explique Antonucci.
La modernisation des applications optimise l'informatique médicale
Pour de nombreux prestataires, la modernisation des technologies de back-office se traduit par une meilleure expérience pour les patients : des flux de travail simples et efficaces permettent aux cliniciens de se concentrer sur les soins. Mais les mises à niveau des applications créent également une meilleure expérience pour les équipes informatiques, ce qui peut aider les prestataires à fidéliser leurs employés.
En réduisant la dette technique et en augmentant les possibilités d’automatisation, la modernisation des applications permet aux services informatiques d’être plus efficaces.
Chez Amedisys, par exemple, la gestion à distance via Intel vPro® a éliminé une grande partie de la coordination logistique qui devait être mise en place avant même que les équipes de support informatique puissent commencer à dépanner les appareils des utilisateurs. Désormais, les équipes informatiques peuvent consacrer une partie de ce temps à des priorités stratégiques qui aident l'entreprise, comme la mise en place de systèmes garantissant que les nouveaux employés disposent de toutes les applications et de tous les accès nécessaires pour être productifs dès le premier jour.
Pour Lewis, cette volonté continue de s’améliorer fait partie intégrante de l’approche d’Amedisys.
« Je veux m'assurer que nous sommes au-dessus des normes de l'industrie. Nous améliorons constamment notre position de combat », dit-il.