Comment optimiser les salles de réunion pour le travail hybride dans le secteur de la santé

Comment optimiser les salles de réunion pour le travail hybride dans le secteur de la santé

1. Réinventez l'audio et la vidéo pour les réunions

Les salles de conférence dotées d'un grand écran et d'une caméra à une extrémité sont conçues pour les réunions de pièce à pièce. Lorsque les participants locaux se parlent et se regardent plutôt que devant la caméra, les participants distants peuvent se sentir exclus. Repensez la disposition audiovisuelle pour inclure des microphones sans fil qui peuvent être placés autour de la table pour garantir que tout le monde puisse entendre ce qui se passe. Si votre budget le permet, plusieurs caméras dotées d'un logiciel de conférence intelligent peuvent aider les participants distants à se sentir davantage inclus.

2. Déployez le matériel approprié pour les environnements de soins de santé

Identifiez les activités importantes auxquelles les gens participent lorsqu'ils sont dans la salle de conférence et trouvez la technologie pour les prendre en charge. Concentrez-vous sur les technologies d'assistance nécessaires pour soutenir le travail de groupe en personne, puis étendez aux travailleurs hybrides la possibilité de participer pleinement. Par exemple, les tableaux blancs numériques se sont beaucoup améliorés récemment. Il pourrait être judicieux de vérifier si le matériel et les logiciels dont vous disposez répondent à vos besoins actuels.

3. Formez vos collaborateurs à la technologie des réunions

Tant de personnes ont du mal à connecter leur ordinateur portable à des écrans partagés dans les salles de conférence que c'est une plaisanterie courante dans de nombreuses organisations. Le plug-and-play ne l'est parfois pas. Il faudra peut-être charger des pilotes ou des agents. Les gens doivent savoir lequel des différents câbles suspendus connecter. La télécommande essentielle peut se trouver juste à côté d’une télécommande rarement utilisée. De brèves séances de formation et de pratique permettant aux gens de savoir à quoi s'attendre à leur arrivée peuvent éviter bon nombre de ces problèmes.

4. Optimiser et entretenir la salle de conférence

Revoyez l’agencement et la conception des salles en pensant aux réunions hybrides. Avec plusieurs participants distants dans d'autres bureaux ou à la maison, vous devrez peut-être réorganiser les tables et les sièges, abaisser les caméras et les écrans, et même ajuster l'éclairage pour accueillir plusieurs participants de bureau. Pendant ce temps, examinez régulièrement les salles de conférence pour vous assurer que tous les outils fonctionnent, sont intuitifs et étiquetés ; que la couverture Internet sans fil est solide ; et que les multiprises et les chargeurs sont là où vous les avez laissés.