Une grande agence fédérale de santé souhaitait moderniser son système complexe de base de données de santé publique vers une nouvelle base de données basée sur le cloud, mais l'équipe informatique a été confrontée à une bataille difficile. Les parties prenantes du projet leur ont dit : « Vous ne changerez jamais la façon dont fonctionne la santé publique. » Il y avait des problèmes liés à une faible adoption par les utilisateurs, à une technologie et à une expérience utilisateur vieillissantes, ainsi qu'à une complexité lourde en raison de solutions de contournement individuelles.
Une fois que l’agence a trouvé un partenaire, les deux parties se sont mises au travail sur le projet de transformation numérique, en commençant par instaurer la confiance avec les parties prenantes, notamment les épidémiologistes, les enquêteurs, les gestionnaires et le personnel informatique de tout le pays, déçus par les tentatives précédentes.
Grâce à ce projet, les membres de l’équipe ont découvert cinq leçons sur la façon de transformer une base de données nationale sur la santé publique :
1. Créer l'adhésion des parties prenantes
Veiller à ce que les parties prenantes soient entendues et comprises est une première étape essentielle. L’équipe a ensuite recommandé une méthodologie de conception centrée sur l’humain.
2. Diagnostiquer le problème
Les épidémiologistes et les agents de santé publique connaissent cette étape : il faut aller sur le terrain et comprendre les enjeux par soi-même. Ainsi, l’équipe a organisé des ateliers, des groupes de discussion, des séances de tests et s’est livrée à des observations à la volée. Ils ont identifié quatre obstacles majeurs : le coût et la maintenance ; performances d'extraction, de transformation et de chargement et temps de décalage ; flux de travail non standard ayant un impact sur la productivité ; et le maintien de la vie privée individuelle et locale.
3. Cartographier les parties prenantes
L'équipe a créé des cartes de parcours utilisateur, des personnalités d'utilisateur, des diagrammes de flux de travail, des cartes des parties prenantes et un plan de service, qui permet aux parties prenantes de visualiser les relations entre les différents composants de service. Deux épidémiologistes directement issus des services de santé publique se sont joints à l'équipe.
4. Commencez petit et utilisez la méthodologie Agile
L'équipe a identifié la recherche de patients, la saisie de données et les flux de travail non standard comme points d'entrée pour apporter des changements positifs.
5. Passez au cloud
La gouvernance centralisée du système à partir du cloud permettra à l'agence de déployer et de standardiser les processus de base de données pour améliorer l'expérience utilisateur, et toutes les mises à niveau pourront être diffusées sur l'ensemble du système d'un simple clic de souris.